Privacybeleid

Dit beleid beschrijft hoe wij de persoonsgegevens verwerken van bezoekers van de website, van personen die via het formulier, per e-mail of telefonisch contact met ons opnemen, en van personen die goederen bij ons bestellen. Wij handelen in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en wet nr. 18/2018 Coll. inzake de bescherming van persoonsgegevens (zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens is:

Dr. Fleming, s.r.o.
Československých letcov 2530/53A
080 06 Ľubotice, Slowakije
Ondernemingsnummer (IČO): 55021778
Fiscaal nummer (DIČ): 2121845275
Btw-nummer (IČ DPH): SK2121845275
E-mail: info@fluidlabs.eu

FluidLabs is een handelsnaam van de verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Aanvraag. Wanneer u een aanvraag verstuurt of rechtstreeks met ons communiceert, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam,
• e-mailadres,
• telefoonnummer (als u dat opgeeft),
• bedrijfsnaam (als u die opgeeft),
• website of verkoopkanaal (als u die opgeeft),
• het onderwerp van de aanvraag, het product waarin u geïnteresseerd bent en hoe u ons heeft gevonden (als u die opgeeft),
• de inhoud van uw bericht en andere gegevens die u zelf met ons deelt.

Bestelling. Wanneer u via de website een bestelling verstuurt, verwerken wij:

• voor- en achternaam, e-mailadres en de naam van uw bedrijf of geplande merk,
• ondernemingsnummer, telefoonnummer, land van levering, hoe u ons heeft gevonden en een opmerking (als u die opgeeft),
• de bestelde producten, de aantallen, de keuze voor het drukken en aanbrengen van etiketten en de berekende prijs,
• uw bevestiging dat u voor zakelijke doeleinden koopt (ook voor een bedrijf in oprichting).

Bij het bevestigen en uitvoeren van de bestelling verwerken wij ook factuur- en leveringsgegevens (bijvoorbeeld het adres waar wij de goederen afleveren), betalingsgegevens en communicatie over de bestelling, en ook het etiketontwerp als dat persoonsgegevens bevat.

Wanneer u de website bezoekt, kan de hostingprovider in noodzakelijke serverlogs automatisch het IP-adres, de datum en het tijdstip van het verzoek, het opgevraagde adres, het type browser of apparaat en informatie over het resultaat van het verzoek registreren. Deze gegevens worden gebruikt voor een veilige en betrouwbare werking van de website.

Wanneer u begint met het invullen van een formulier (aanvraag of bestelling), wordt de dienst Cloudflare Turnstile geladen om te controleren of het formulier niet door een geautomatiseerd programma wordt verzonden. Daarvoor verwerkt deze dienst het IP-adres, technische gegevens over de browser en de verbinding (bijvoorbeeld de identificatie van de browser) en het adres van de website waarop het formulier staat. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om bots te herkennen en te blokkeren, niet om bezoekers te identificeren of te profileren.

3. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• uw aanvraag behandelen en op uw bericht antwoorden,
• een vrijblijvende offerte opstellen en over een zakelijke samenwerking onderhandelen,
• de bestelling verwerken: bevestigen, de overeenkomst sluiten en uitvoeren, de goederen leveren, factureren en eventuele klachten afhandelen,
• onze wettelijke verplichtingen nakomen, met name op het gebied van boekhouding en belastingen,
• de website beveiligen, misbruik voorkomen en technische incidenten oplossen,
• het geaggregeerd meten van het websiteverkeer, zodat wij de website kunnen verbeteren,
• onze rechtsvorderingen beschermen en uitoefenen, indien nodig.

4. Rechtsgrondslag van de verwerking

Gegevens uit aanvragen verwerken wij zonder dat daarvoor afzonderlijke toestemming nodig is:

• om op uw verzoek maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, op grond van art. 6, lid 1, onder b), AVG, als u op eigen naam communiceert,
• op grond van ons gerechtvaardigd belang volgens art. 6, lid 1, onder f), AVG, als u communiceert als vertegenwoordiger van een bedrijf of als het om een algemene B2B-aanvraag gaat.

Gegevens uit bestellingen verwerken wij:

• om maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst en om de overeenkomst uit te voeren, op grond van art. 6, lid 1, onder b), AVG, als u op eigen naam bestelt (bijvoorbeeld als zelfstandige of als persoon die een bedrijf opzet),
• op grond van ons gerechtvaardigd belang volgens art. 6, lid 1, onder f), AVG bij het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst met het bedrijf dat u vertegenwoordigt, als u namens een bedrijf bestelt,
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen volgens art. 6, lid 1, onder c), AVG, met name op grond van wet nr. 431/2002 Coll. inzake de boekhouding (zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve) en wet nr. 222/2004 Coll. inzake de belasting over de toegevoegde waarde (zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty) (facturen en andere boekhoudkundige documenten).

Ons gerechtvaardigd belang is het beantwoorden van een zakelijke aanvraag, het voeren van de bijbehorende communicatie, het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst met het bedrijf dat u vertegenwoordigt, het waarborgen van de werking van de website, het voorkomen van misbruik en het beschermen van onze rechtsvorderingen.

5. Bewaartermijn

Als een aanvraag niet tot een zakelijke relatie leidt, bewaren wij de communicatiegegevens maximaal 12 maanden na de laatste inhoudelijke communicatie. Langer bewaren wij ze alleen voor zover dat nodig is om rechtsvorderingen te beschermen of als de wet dat vereist. Als er een zakelijke relatie ontstaat, bewaren wij de gegevens gedurende die relatie en daarna gedurende de toepasselijke wettelijke archiverings- en verjaringstermijnen.

Als een bestelling niet tot een overeenkomst leidt (bijvoorbeeld omdat u de bevestiging niet accepteert), bewaren wij de gegevens op dezelfde manier als bij een aanvraag, maximaal 12 maanden na de laatste inhoudelijke communicatie. Facturen en andere boekhoudkundige documenten bewaren wij gedurende de termijn die de boekhoudwet en de btw-wet voorschrijven (in de regel 10 jaar na het einde van het jaar waarop ze betrekking hebben).

Van elke aanvraag en bestelling die via de website wordt verstuurd, bewaren wij ook een kopie in de database van de website, als back-up voor het geval van een storing van de e-mail. Deze kopie wordt 12 maanden na verzending automatisch verwijderd.

De hostingprovider bewaart technische serverlogs alleen zolang dat nodig is om de werking, de diagnostiek en de beveiliging van de dienst te waarborgen, in overeenstemming met zijn operationele en beveiligingsinstellingen.

6. Ontvangers en verwerkers

Zowel het aanvraagformulier als het bestelformulier wordt door onze website verwerkt, en de inhoud ervan wordt naar de mailbox van het bedrijf gestuurd. Onze verwerkers zijn:

• Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, VS: werking van de website (hosting), bescherming van het formulier tegen misbruik (Turnstile), meting van het websiteverkeer (Web Analytics), verzending van aanvragen en bestellingen per e-mail, inclusief de automatische bevestiging aan u, en de back-up ervan in een database in de Europese Unie,
• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland: mailbox van het bedrijf (Google Workspace).

Bij de uitvoering van een bestelling geven wij de gegevens die nodig zijn voor de levering (naam, adres, telefoon, e-mail) door aan de vervoerder die de zending aflevert, en bij betaling per bankoverschrijving worden de betalingsgegevens verwerkt door onze bank. Ook onze bevoegde medewerkers, de beheerder van de website, de personen die onze boekhouding voeren en professionele adviseurs met een geheimhoudingsplicht kunnen voor zover nodig toegang tot de gegevens hebben. Boekhoudkundige documenten kunnen wij aan overheidsinstanties verstrekken, bijvoorbeeld aan de belastingdienst, voor zover de wet dat vereist.

Wij verkopen geen gegevens en geven ze niet door aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

7. Doorgifte naar derde landen

Cloudflare, Inc. en bedrijven van de Google-groep kunnen bij het verlenen van hun diensten gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, met name in de VS. Een dergelijke doorgifte vindt alleen plaats als aan de voorwaarden van hoofdstuk V AVG is voldaan, op basis van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor bedrijven die deelnemen aan het EU-U.S. Data Privacy Framework en van modelcontractbepalingen. Informatie over de gebruikte waarborgen kunt u opvragen via info@fluidlabs.eu.

8. Uw rechten

Onder de voorwaarden van de AVG heeft u het recht:

• op inzage in uw persoonsgegevens,
• op rectificatie van onjuiste gegevens of aanvulling van onvolledige gegevens,
• op wissing van gegevens,
• op beperking van de verwerking,
• op overdraagbaarheid van gegevens,
• om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

U kunt uw rechten uitoefenen per e-mail via info@fluidlabs.eu. Als u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens in strijd is met de wet, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Slowaakse toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens (Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky), Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, dataprotection.gov.sk. U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit in de EU-lidstaat waar u woont.

9. Verplichting om gegevens te verstrekken

Het verstrekken van uw naam, e-mailadres en bericht is noodzakelijk om een aanvraag te versturen en te behandelen. Voor een bestelling zijn uw naam, e-mailadres, de naam van uw bedrijf of geplande merk en de bevestiging dat u voor zakelijke doeleinden koopt noodzakelijk; voor de uitvoering ervan ook factuur- en leveringsgegevens. De overige velden zijn vrijwillig. Zonder de verplichte gegevens kunnen wij het formulier niet verwerken, de aanvraag niet beantwoorden en de bestelling niet uitvoeren. Factuurgegevens zijn ook nodig om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Bij het behandelen van aanvragen en bestellingen maken wij geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering die voor u rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen heeft.

11. Cookies, opslag in de browser en externe diensten

De website zelf plaatst geen cookies, gebruikt geen analytische of marketingcookies en laadt geen lettertypen of marketingpixels van servers van derden.

Bestelling in uw browser. Wanneer u een product aan uw bestelling toevoegt of de pagina Bestelling opent, slaat de website in de opslag van uw browser (localStorage, onder de naam “fl-cart”) de codes van de gekozen producten, de aantallen en de keuze voor het etiket op, zodat de bestelling niet verloren gaat wanneer u tussen pagina’s navigeert. Deze registratie bevat niet uw naam of contactgegevens, wordt pas naar ons verstuurd wanneer u de bestelling zelf verstuurt, en wordt na verzending gewist. U kunt posten op elk moment verwijderen op de pagina Bestelling of door de sitegegevens in uw browser te wissen. Het gaat om technische opslag die strikt noodzakelijk is om de door u gevraagde dienst te leveren (§ 109, lid 8, van wet nr. 452/2021 Coll. inzake elektronische communicatie, zákon č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách), zodat wij daarvoor geen toestemming van u nodig hebben.

Twee diensten worden geladen van de servers van Cloudflare:

• Cloudflare Turnstile beschermt het formulier tegen misbruik (zie punt 2). De dienst wordt pas geladen wanneer u begint met het invullen van het formulier en kan binnen zijn eigen domein (challenges.cloudflare.com) een beveiligingscookie opslaan. Dat is noodzakelijk om het formulier dat u wilt versturen te beschermen.
• Cloudflare Web Analytics geeft ons geaggregeerde verkeersstatistieken, bijvoorbeeld het aantal paginaweergaven, de pagina waarvandaan een bezoeker kwam, het type apparaat en browser, en het land. De dienst gebruikt geen cookies of andere opslag van gegevens op uw apparaat en verzamelt of gebruikt volgens Cloudflare geen persoonsgegevens van bezoekers.

Beide diensten gebruiken wij op grond van ons gerechtvaardigd belang volgens art. 6, lid 1, onder f), AVG bij de bescherming en verbetering van de website. Als wij in de toekomst andere hulpmiddelen toevoegen, passen wij dit beleid aan vóór de activering ervan en vragen wij bezoekers om toestemming waar de wet dat vereist.

12. Wijzigingen van dit beleid

Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. De actuele versie staat altijd op deze pagina, samen met de datum waarop zij van kracht is.

Dit is een vertaling; in geval van tegenstrijdigheden prevaleert de Slowaakse versie.