Ochrana osobních údajů

Tyto zásady vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje návštěvníků webu, osob, které nás kontaktují prostřednictvím formuláře, e-mailem nebo telefonicky, a osob, které u nás objednávají zboží. Postupujeme podle nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (slovenský zákon o ochraně osobních údajů).

1. Správce

Správcem osobních údajů je společnost:

Dr. Fleming, s.r.o.
Československých letcov 2530/53A
080 06 Ľubotice, Slovensko
IČO: 55021778
DIČ: 2121845275
IČ DPH: SK2121845275
E-mail: info@fluidlabs.eu

FluidLabs je obchodní značka správce.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Poptávka. Při odeslání poptávky nebo při přímé komunikaci můžeme zpracovávat:

jméno a příjmení,
e-mailovou adresu,
telefonní číslo (pokud ho uvedete),
název firmy (pokud ho uvedete),
web nebo prodejní kanál (pokud ho uvedete),
téma poptávky, produkt, o který máte zájem, a odkud jste se o nás dozvěděli (pokud to uvedete),
obsah zprávy a další údaje, které nám dobrovolně sdělíte.

Objednávka. Při odeslání objednávky přes web zpracováváme:

jméno a příjmení, e-mailovou adresu a název firmy nebo připravované značky,
IČO, telefonní číslo, zemi doručení, odkud jste se o nás dozvěděli, a poznámku (pokud je uvedete),
objednané produkty, počty kusů, volbu tisku a nalepení etikety a vypočtenou cenu,
vaše potvrzení, že nakupujete pro účely podnikání (i připravovaného).

Při potvrzení a vyřízení objednávky dále zpracováváme fakturační a dodací údaje (například adresu, na kterou zboží doručíme), údaje o platbě a komunikaci k objednávce, jakož i grafické podklady etikety, pokud jejich obsahem jsou osobní údaje.

Při návštěvě webu může poskytovatel hostingu v nezbytných serverových záznamech automaticky zaznamenat IP adresu, datum a čas požadavku, požadovanou adresu, typ prohlížeče nebo zařízení a informaci o výsledku požadavku. Tyto údaje slouží k bezpečnému a spolehlivému provozu webu.

Když začnete vyplňovat formulář (poptávku nebo objednávku), načte se služba Cloudflare Turnstile, která ověřuje, že formulář neodesílá automatizovaný program. K tomuto účelu zpracovává IP adresu, technické údaje o prohlížeči a spojení (například identifikaci prohlížeče) a adresu webu, na kterém je formulář. Tyto údaje slouží výhradně k rozpoznání a zablokování robotů, nikoli k identifikaci nebo profilování návštěvníků.

3. Účel zpracování

Osobní údaje zpracováváme za účelem:

vyřízení vaší poptávky a odpovědi na vaši zprávu,
přípravy nezávazné nabídky a jednání o obchodní spolupráci,
zpracování objednávky: jejího potvrzení, uzavření a plnění smlouvy, dodání zboží, fakturace a vyřízení případných reklamací,
plnění našich zákonných povinností, zejména v oblasti účetnictví a daní,
ochrany webu, předcházení zneužití a řešení technických incidentů,
souhrnného měření návštěvnosti webu, abychom ho mohli zlepšovat,
ochrany a uplatňování našich právních nároků, je-li to potřeba.

4. Právní základ zpracování

Údaje z poptávky zpracováváme bez potřeby zvláštního souhlasu:

pro provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud komunikujete svým jménem,
na základě našeho oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, pokud komunikujete jako zástupce firmy nebo jde o obecnou B2B poptávku.

Údaje z objednávky zpracováváme:

pro provedení opatření před uzavřením smlouvy a pro plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud objednáváte svým jménem (například jako živnostník nebo jako osoba, která podnikání připravuje),
na základě našeho oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR uzavřít a splnit smlouvu s firmou, kterou zastupujete, pokud objednáváte jménem firmy,
pro splnění zákonných povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, zejména podle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (slovenský zákon o účetnictví) a zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (slovenský zákon o DPH) (faktury a další účetní doklady).

Oprávněným zájmem je odpovědět na obchodní poptávku, vést související komunikaci, uzavřít a splnit smlouvu s firmou, kterou zastupujete, zajistit provoz webu, předcházet zneužití a chránit naše právní nároky.

5. Doba uchování

Pokud z poptávky nevznikne obchodní vztah, údaje z komunikace uchováváme nejvýše 12 měsíců od poslední věcné komunikace. Déle je uchováme jen v rozsahu potřebném k ochraně právních nároků nebo pokud nám to ukládá právní předpis. Pokud obchodní vztah vznikne, údaje uchováváme po dobu jeho trvání a následně po dobu příslušných zákonných archivačních a promlčecích lhůt.

Pokud z objednávky nevznikne smlouva (například ji neodsouhlasíte), údaje uchováváme stejně jako u poptávky, nejvýše 12 měsíců od poslední věcné komunikace. Faktury a další účetní doklady uchováváme po dobu, kterou ukládá zákon o účetnictví a zákon o DPH (zpravidla 10 let od konce roku, kterého se týkají).

Kopii poptávky a objednávky odeslané přes web uchováváme také v databázi webu jako zálohu pro případ výpadku e-mailu. Tato kopie se automaticky vymaže 12 měsíců od odeslání.

Technické serverové záznamy uchovává poskytovatel hostingu jen po dobu potřebnou k zajištění provozu, diagnostice a ochraně služby podle svých provozních a bezpečnostních nastavení.

6. Příjemci a zpracovatelé

Formulář poptávky i objednávky zpracovává náš web a jeho obsah se odešle do firemní e-mailové schránky. Zpracovateli jsou:

Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA: provoz webu (hosting), ochrana formuláře před zneužitím (Turnstile), měření návštěvnosti (Web Analytics), odeslání poptávky a objednávky e-mailem včetně automatického potvrzení vám a jejich záloha v databázi umístěné v Evropské unii,
Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko: firemní e-mailová schránka (Google Workspace).

Při vyřízení objednávky předáváme údaje potřebné k doručení (jméno, adresa, telefon, e-mail) přepravci, který zásilku doručuje, a při platbě převodem zpracovává údaje o platbě naše banka. K údajům mohou mít v nezbytném rozsahu přístup také naši pověření pracovníci, správce webu, osoby, které pro nás vedou účetnictví, a odborní poradci vázaní mlčenlivostí. Účetní doklady můžeme v rozsahu stanoveném zákonem zpřístupnit orgánům státní správy, například finanční správě.

Údaje neprodáváme a neposkytujeme je třetím stranám pro jejich vlastní marketingové účely.

7. Předávání do třetích zemí

Cloudflare, Inc. a společnosti ze skupiny Google mohou při poskytování svých služeb zpracovávat údaje i mimo Evropský hospodářský prostor, zejména v USA. Předání se uskutečňuje pouze při splnění podmínek kapitoly V GDPR, a to na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany pro společnosti zapojené do rámce EU-U.S. Data Privacy Framework a standardních smluvních doložek. Informaci o použitých zárukách si můžete vyžádat na info@fluidlabs.eu.

8. Vaše práva

Za podmínek stanovených GDPR máte právo:

na přístup ke svým osobním údajům,
na opravu nesprávných nebo doplnění neúplných údajů,
na výmaz údajů,
na omezení zpracování,
na přenositelnost údajů,
vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na info@fluidlabs.eu. Pokud se domníváte, že zpracování vašich údajů je v rozporu s předpisy, máte právo podat stížnost u Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (slovenský úřad pro ochranu osobních údajů), Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, dataprotection.gov.sk. Stížnost můžete podat také u dozorového úřadu ve státě svého obvyklého bydliště, v Česku u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

9. Povinnost poskytnout údaje

Poskytnutí jména, e-mailové adresy a zprávy je potřebné k odeslání a vyřízení poptávky. U objednávky je potřebné jméno, e-mailová adresa, název firmy nebo připravované značky a potvrzení, že nakupujete pro účely podnikání; při jejím vyřízení také fakturační a dodací údaje. Ostatní pole jsou dobrovolná. Bez povinných údajů nemůžeme formulář zpracovat, na poptávku odpovědět ani objednávku vyřídit. Fakturační údaje jsou zároveň potřebné ke splnění našich zákonných povinností.

10. Automatizované rozhodování

Při zpracování poptávek a objednávek neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by vůči vám mělo právní nebo obdobně významné účinky.

11. Soubory cookie, ukládání v prohlížeči a externí služby

Web sám nenastavuje žádné soubory cookie, nepoužívá analytické ani marketingové cookies a nenačítá písma ani marketingové pixely ze serverů třetích stran.

Objednávka v prohlížeči. Když přidáte produkt do objednávky nebo otevřete stránku Objednávka, web si v úložišti vašeho prohlížeče (localStorage, pod názvem „fl-cart“) uloží kódy vybraných produktů, počty kusů a volbu etikety, aby se objednávka neztratila při přechodu mezi stránkami. Tento záznam neobsahuje vaše jméno ani kontaktní údaje, neodesílá se nám, dokud objednávku sami neodešlete, a po jejím odeslání se vyprázdní. Položky můžete kdykoli odstranit na stránce Objednávka nebo vymazáním údajů stránky v prohlížeči. Jde o technické uložení, které je nezbytné k poskytnutí služby, kterou jste si vyžádali (§ 109 odst. 8 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách, slovenský zákon o elektronických komunikacích), proto k němu nepotřebujeme váš souhlas.

Ze serverů společnosti Cloudflare se načítají dvě služby:

Cloudflare Turnstile chrání formulář před zneužitím (viz část 2). Načte se až ve chvíli, kdy začnete vyplňovat formulář, a v rámci své domény (challenges.cloudflare.com) může uložit bezpečnostní soubor cookie. Je nezbytná k ochraně formuláře, který chcete odeslat.
Cloudflare Web Analytics nám poskytuje souhrnnou statistiku návštěvnosti, například počet zobrazení stránek, ze které stránky návštěvník přišel, typ zařízení a prohlížeče a zemi. Nepoužívá soubory cookie ani jiné ukládání údajů ve vašem zařízení a podle Cloudflare nesbírá ani nepoužívá osobní údaje návštěvníků.

Obě služby využíváme na základě našeho oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR chránit a zlepšovat web. Pokud v budoucnu přidáme další nástroje, před jejich aktivací upravíme tyto zásady a tam, kde to zákon vyžaduje, si vyžádáme souhlas návštěvníka.

12. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme průběžně aktualizovat. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce s uvedením data účinnosti.