Tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerrotaan, miten käsittelemme sivuston kävijöiden, lomakkeella, sähköpostitse tai puhelimitse meihin yhteyttä ottavien henkilöiden sekä meiltä tuotteita tilaavien henkilöiden henkilötietoja. Toimimme Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (GDPR) ja Slovakian henkilötietojen suojasta annetun lain nro 18/2018 Z. z. (zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov) mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Henkilötietojen rekisterinpitäjä on:

Dr. Fleming, s.r.o.
Československých letcov 2530/53A
080 06 Ľubotice, Slovakia
Yritystunnus (IČO): 55021778
Verotunniste (DIČ): 2121845275
ALV-tunniste (IČ DPH): SK2121845275
Sähköposti: info@fluidlabs.eu

FluidLabs on rekisterinpitäjän kauppanimi.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme

Tarjouspyyntö. Kun lähetät tarjouspyynnön tai olet meihin suoraan yhteydessä, voimme käsitellä seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimi,
• sähköpostiosoite,
• puhelinnumero (jos annat sen),
• yrityksen nimi (jos annat sen),
• verkkosivusto tai myyntikanava (jos annat sen),
• tarjouspyynnön aihe, sinua kiinnostava tuote ja tieto siitä, mistä kuulit meistä (jos annat ne),
• viestisi sisältö ja muut tiedot, jotka päätät kertoa meille.

Tilaus. Kun lähetät tilauksen sivuston kautta, käsittelemme seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite sekä yrityksesi tai suunnitellun brändisi nimi,
• yritystunnus, puhelinnumero, toimitusmaa, tieto siitä, mistä kuulit meistä, ja lisätiedot (jos annat ne),
• tilatut tuotteet, määrät, valinta etiketin tulostuksesta ja kiinnityksestä sekä laskettu hinta,
• vahvistuksesi siitä, että ostat liiketoimintaa varten (myös perustettavaa yritystä varten).

Tilausta vahvistaessamme ja toimittaessamme käsittelemme lisäksi laskutus- ja toimitustietoja (esimerkiksi osoitteen, johon toimitamme tuotteet), maksutietoja ja tilausta koskevaa viestintää sekä etiketin painoaineistoa, jos se sisältää henkilötietoja.

Kun vierailet sivustolla, palveluntarjoaja voi automaattisesti tallentaa välttämättömiin palvelinlokeihin IP-osoitteen, pyynnön päivämäärän ja kellonajan, pyydetyn osoitteen, selaimen tai laitteen tyypin sekä tiedon pyynnön tuloksesta. Näitä tietoja käytetään sivuston turvalliseen ja luotettavaan toimintaan.

Kun alat täyttää lomaketta (tarjouspyyntö tai tilaus), sivulle latautuu Cloudflare Turnstile -palvelu, joka tarkistaa, ettei lomaketta lähetä automaattinen ohjelma. Tätä varten se käsittelee IP-osoitetta, selaimen ja yhteyden teknisiä tietoja (esimerkiksi selaimen tunnistetietoja) ja sen verkkosivun osoitetta, jolla lomake on. Näitä tietoja käytetään ainoastaan bottien tunnistamiseen ja estämiseen, ei kävijöiden tunnistamiseen eikä profilointiin.

3. Käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• tarjouspyyntösi käsittely ja viestiisi vastaaminen,
• sitoumuksettoman tarjouksen laatiminen ja liiketoimintayhteistyöstä neuvotteleminen,
• tilauksen käsittely: sen vahvistaminen, sopimuksen tekeminen ja täyttäminen, tuotteiden toimittaminen, laskutus ja mahdollisten reklamaatioiden käsittely,
• lakisääteisten velvoitteidemme täyttäminen, erityisesti kirjanpidon ja verotuksen alalla,
• sivuston suojaaminen, väärinkäytösten estäminen ja teknisten häiriöiden selvittäminen,
• sivuston kävijämäärien kokonaistason mittaaminen sivuston kehittämiseksi,
• oikeudellisten vaatimustemme suojaaminen ja täytäntöönpano tarvittaessa.

4. Käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme tarjouspyyntöjen tietoja ilman erillistä suostumusta:

• sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan nojalla, jos asioit omissa nimissäsi,
• oikeutetun etumme perusteella GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan nojalla, jos asioit yrityksen edustajana tai kyse on yleisestä yritysten välisestä (B2B) tarjouspyynnöstä.

Käsittelemme tilausten tietoja:

• sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja sopimuksen täyttämiseksi GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan nojalla, jos tilaat omissa nimissäsi (esimerkiksi elinkeinonharjoittajana tai yritystä perustavana henkilönä),
• oikeutetun etumme perusteella GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan nojalla, joka koskee sopimuksen tekemistä ja täyttämistä edustamasi yrityksen kanssa, jos tilaat yrityksen puolesta,
• lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan nojalla, erityisesti Slovakian kirjanpitolain nro 431/2002 Z. z. (zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve) ja arvonlisäverolain nro 222/2004 Z. z. (zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty) mukaisesti (laskut ja muut kirjanpitoaineistot).

Oikeutettu etumme on vastata liiketoimintaa koskevaan tarjouspyyntöön, hoitaa siihen liittyvä viestintä, tehdä ja täyttää sopimus edustamasi yrityksen kanssa, varmistaa sivuston toiminta, estää väärinkäytökset ja suojata oikeudellisia vaatimuksiamme.

5. Säilytysaika

Jos tarjouspyyntö ei johda liikesuhteeseen, säilytämme viestinnän tietoja enintään 12 kuukautta viimeisestä asiallisesta yhteydenpidosta. Säilytämme niitä pidempään vain siltä osin kuin se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten suojaamiseksi tai kun laki sitä edellyttää. Jos liikesuhde syntyy, säilytämme tietoja sen keston ajan ja sen jälkeen sovellettavien lakisääteisten arkistointi- ja vanhentumisaikojen ajan.

Jos tilaus ei johda sopimukseen (esimerkiksi et hyväksy sitä), säilytämme tietoja samalla tavalla kuin tarjouspyynnön tietoja, enintään 12 kuukautta viimeisestä asiallisesta yhteydenpidosta. Laskut ja muut kirjanpito- aineistot säilytämme kirjanpitolain ja arvonlisäverolain edellyttämän ajan (yleensä 10 vuotta sen vuoden päättymisestä, jota ne koskevat).

Lisäksi säilytämme kopion jokaisesta sivuston kautta lähetetystä tarjouspyynnöstä ja tilauksesta sivuston tietokannassa varmuuskopiona sähköpostikatkosten varalta. Kopio poistetaan automaattisesti 12 kuukauden kuluttua lähettämisestä.

Palveluntarjoaja säilyttää teknisiä palvelinlokeja vain niin kauan kuin on tarpeen palvelun toiminnan, vianmäärityksen ja suojauksen varmistamiseksi sen toiminta- ja tietoturva-asetusten mukaisesti.

6. Vastaanottajat ja käsittelijät

Sekä tarjouspyyntölomakkeen että tilauslomakkeen käsittelee sivustomme, ja niiden sisältö lähetetään yrityksen sähköpostiin. Käsittelijöitämme ovat:

• Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA: sivuston ylläpito (hosting), lomakkeen suojaaminen väärinkäytöltä (Turnstile), kävijämäärien mittaaminen (Web Analytics), tarjouspyyntöjen ja tilausten lähettäminen sähköpostitse, myös sinulle lähetettävä automaattinen vahvistus, sekä niiden varmuuskopiointi Euroopan unionissa sijaitsevaan tietokantaan,
• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanti: yrityksen sähköposti (Google Workspace).

Tilausta toimittaessamme luovutamme toimitukseen tarvittavat tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) lähetyksen toimittavalle kuljetusliikkeelle, ja pankkisiirtona suoritettujen maksujen maksutietoja käsittelee pankkimme. Tietoihin voivat tarvittavassa laajuudessa päästä käsiksi myös valtuutetut työntekijämme, sivuston ylläpitäjä, kirjanpitomme hoitajat ja salassapitovelvolliset ammattimaiset neuvonantajat. Voimme luovuttaa kirjanpitoaineistoja viranomaisille, esimerkiksi veroviranomaiselle, siinä laajuudessa kuin laki edellyttää.

Emme myy tietoja emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille niiden omiin markkinointitarkoituksiin.

7. Siirrot kolmansiin maihin

Cloudflare, Inc. ja Google-konserniin kuuluvat yhtiöt voivat palvelujaan tarjotessaan käsitellä tietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa. Tällaisia siirtoja tehdään vain, kun GDPR:n V luvun edellytykset täyttyvät, Euroopan komission EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (EU-U.S. Data Privacy Framework) piiriin kuuluvia yrityksiä koskevan tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen sekä vakiosopimuslausekkeiden perusteella. Tietoja käytetyistä suojatoimista voit pyytää osoitteesta info@fluidlabs.eu.

8. Oikeutesi

GDPR:ssä säädetyin edellytyksin sinulla on oikeus:

• saada pääsy henkilötietoihisi,
• oikaista virheelliset tiedot tai täydentää puutteelliset tiedot,
• pyytää tietojen poistamista,
• pyytää käsittelyn rajoittamista,
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen,
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.

Voit käyttää oikeuksiasi sähköpostitse osoitteessa info@fluidlabs.eu. Jos katsot, että tietojesi käsittely rikkoo lakia, sinulla on oikeus tehdä valitus Slovakian tietosuojavirastolle (Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky), Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, dataprotection.gov.sk. Voit myös tehdä valituksen sen EU-jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asut.

9. Velvollisuus antaa tietoja

Nimen, sähköpostiosoitteen ja viestin antaminen on välttämätöntä tarjouspyynnön lähettämiseksi ja käsittelemiseksi. Tilausta varten välttämättömiä ovat nimi, sähköpostiosoite, yrityksesi tai suunnitellun brändisi nimi ja vahvistus siitä, että ostat liiketoimintaa varten; sen toimittamiseksi myös laskutus- ja toimitustiedot. Muut kentät ovat vapaaehtoisia. Ilman pakollisia tietoja emme voi käsitellä lomaketta, vastata tarjouspyyntöön emmekä toimittaa tilausta. Laskutustiedot ovat lisäksi välttämättömiä lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi.

10. Automatisoitu päätöksenteko

Tarjouspyyntöjä ja tilauksia käsitellessämme emme tee automatisoituja yksittäispäätöksiä emmekä profilointia, jolla olisi sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

11. Evästeet, selaimen tallennustila ja ulkoiset palvelut

Sivusto itse ei aseta evästeitä, ei käytä analytiikka- tai markkinointievästeitä eikä lataa fontteja tai markkinointipikseleitä kolmansien osapuolten palvelimilta.

Tilaus selaimessasi. Kun lisäät tuotteen tilaukseen tai avaat Tilaus-sivun, sivusto tallentaa selaimesi tallennustilaan (localStorage, nimellä ”fl-cart”) valittujen tuotteiden koodit, määrät ja etikettivalinnan, jotta tilaus ei katoa, kun siirryt sivulta toiselle. Tallenne ei sisällä nimeäsi eikä yhteystietojasi, sitä ei lähetetä meille ennen kuin itse lähetät tilauksen, ja se tyhjennetään lähettämisen jälkeen. Voit poistaa rivejä milloin tahansa Tilaus-sivulla tai poistamalla sivuston tiedot selaimestasi. Kyse on teknisestä tallennuksesta, joka on ehdottoman välttämätön pyytämäsi palvelun tarjoamiseksi (Slovakian sähköisestä viestinnästä annetun lain nro 452/2021 Z. z. 109 §:n 8 momentti, zákon č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách), joten emme tarvitse siihen suostumustasi.

Cloudflaren palvelimilta ladataan kaksi palvelua:

• Cloudflare Turnstile suojaa lomaketta väärinkäytöltä (ks. kohta 2). Se latautuu vasta, kun alat täyttää lomaketta, ja se voi tallentaa omalla verkkotunnuksellaan (challenges.cloudflare.com) tietoturvaevästeen. Se on välttämätön sen lomakkeen suojaamiseksi, jonka haluat lähettää.
• Cloudflare Web Analytics antaa meille kokonaistason tilastoja kävijämääristä, esimerkiksi sivujen katselukertojen määrän, sivun, jolta kävijä saapui, laitteen ja selaimen tyypin sekä maan. Se ei käytä evästeitä eikä muuta tietojen tallentamista laitteellesi, eikä se Cloudflaren mukaan kerää tai käytä kävijöiden henkilötietoja.

Käytämme molempia palveluja GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisen oikeutetun etumme perusteella, joka koskee sivuston suojaamista ja kehittämistä. Jos otamme tulevaisuudessa käyttöön muita työkaluja, päivitämme tämän selosteen ennen niiden käyttöönottoa ja pyydämme kävijöiltä suostumuksen, jos laki sitä edellyttää.

12. Selosteen muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta ajoittain. Voimassa oleva versio on aina saatavilla tällä sivulla voimaantulopäivineen.

Tämä on käännös; ristiriitatilanteessa sovelletaan slovakinkielistä versiota.